Maher Antoy, DC de plusieurs Groupes en Ille-et-Vilaine et Loire Atlantique, nous parle de la manière dont il accompagne un changement de mandat, notamment côté Comité Directeur…

En vue de la nouvelle mandature, comment assurez-vous la transition entre le Comité Directeur actuel et le prochain ?
Le 2 juillet dernier, lorsqu’Aurore m’a confirmé qu’elle acceptait d’être la prochaine Présidente, je lui ai indiqué que lorsqu’elle construira son équipe, il est important d’indiquer à ses futurs co-équipiers que la Formation Comité de Pilotage est obligatoire pour exercer une fonction. Si le Membre n’est pas disponible le jour de la formation, il faudra choisir une autre personne pour assurer le rôle.
Je lui indique que le Comité Directeur (CD) actuel sera rapidement informé de son acceptation et qu’elle sera désormais en copie des mails échangés avec le CD jusqu’à la fin du mandat.

Comment préparez-vous votre nouveau Comité Directeur ?
Avant de proposer le rôle à Aurore, j’avais déjà commencé à développer une relation de confiance et de proximité avec elle, dans l’anticipation du partenariat que je souhaitais mettre en place. Je m’étais assuré qu’elle avait une vision globale semblable à la mienne pour le Groupe. Une semaine après notre entretien téléphonique, j’ai rencontré Aurore pour approfondir notre lien, j’utilise sa motivation actuelle pour connaitre sa vision et ses objectifs pour le Groupe sur 2 ans (ça la projette et ça l’engage même lorsque son mandat sera fini). Je lui ai demandé comment elle pourrait faire pour y parvenir, en la laissant s’exprimer. 

Nous avons travaillé à l’aide des IDP Groupes et Membres, en focalisant en priorité sur un seul indicateur qui est le nombre de Membres et je lui ai expliqué que cela impactait le nombre de recommandations, le MPB, l’assiduité (les Membres sont beaucoup plus présents dans un Groupe qui échange des recommandations), le taux de stabilité (les Membres restent dans un Groupe qui performe), …
Ici, le secret, c’est que ses objectifs découlent de ma vision puisque mon véritable rôle en tant que DC, est ma capacité à l’inspirer pour qu’elle se projette dans la même direction et s’approprie nos objectifs.
Le 13 septembre, avec Aurore, nous rencontrerons son futur Vice-Présient et sa future Secrétaire-Trésorière pour notre toute première réunion du CD, afin de préparer le mandat à venir.

Lors de cette réunion de préparation avec votre Comité Directeur, que définissez-vous ensemble ?
Nous validerons l’ensemble des objectifs du mandat à venir : Aurore partagera sa vision et présentera ses objectifs que nous affinerons tous les quatre ensemble. Elle montrera ainsi qu’elle porte son projet avec l’aide du CD et ce sera par la suite plus simple d’être soutenue par l’ensemble des Membres !
En plus de définir le plan d’action du mandat (par ex : les événements comme les Journées focalisées, les jours fériés, les stimulants, une Journée Des Invités…), nous calerons en amont les dates de réunions mensuelles du Comité Directeur.

Comment engagez-vous votre Comité Directeur pour le mandat à venir ?
Lors de cette réunion de préparation avec le CD, j’aborderai avec eux la notion de délégation et ce que cela peut leur apporter dans leur activité principale, en leur expliquant qu’ils doivent se préparer à remplacer des Membres du CP qui ne respectent pas leurs engagements. Je leur parlerai également de la relation contractuelle qu’ils auront avec BNI en tant que Membres du CD et du report de cotisations qu’ils auront lorsqu’ils auront bien respecté leur mission. Je leur ferai signer les contrats du Comité Directeur et Accords de confidentialité avant la Formation des Comités de Pilotage.

Que pensez-vous de l’importance pour un Directeur Consultant de participer à la Formation des Comités de Pilotage ?

Il y a plusieurs avantages à participer à la FCP en tant que DC.
Dans notre région, elle aura lieu le 16 septembre. La première partie de la FCP sont les formations sur les rôles (3 formations dispensées en parallèle par binômes de DC). 

À ce jour, je suis intervenu sur tous les modules et celui que j’animerai à la prochaine FCP sera différent de la fois précédente. L’idée est de pouvoir intervenir sur tous les modules afin de maîtriser tous les rôles du Comité de Pilotage grâce à notre préparation. 

En tant que DC, le fait d’animer ces formations nous permet de gagner en crédibilité en tant qu’expert de la méthode.
La deuxième partie de la FCP, c’est la plénière, elle permet de rassembler les co-Membres autour du Président et de les stimuler. 

Si lors d’une prochaine FCP je ne suis pas appelé à animer (jamais arrivé pour l’instant), je viendrais à la plénière pour être proche de mes équipes, partager avec elles mon expérience, leur donner des astuces et les accompagner dans le travail en équipe.

De quelle manière aidez-vous votre futur Président à prendre ses fonctions ?
2 jours après la FCP, j’appellerai Aurore pour lui demander son retour sur la FCP, voir si elle souhaiterait des compléments d’informations. J’en profiterai pour lui indiquer de dire à ses équipes de se coordonner avec leur prédécesseur à l’issue de la prochaine réunion pour assurer la transmission.
Le 4 octobre, soit 3 jours avant la première réunion du mandat, Aurore m’appellera pour préparer la réunion et sa présentation des objectifs à l’ensemble du Groupe en lieu et place de l’intervention du CE. 

Je les aiderai à préparer les réunions sur les deux premières semaines, notamment dans le choix des thèmes du CE, des interventions du VP, du CM, …