Soutenir les Membres grâce aux entretiens.

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Dominique PORCHERON a intégré le Groupe BNI Les Herbiers Monts-des-Alouettes début 2020. Vice-président sur le précédent mandat, il nous raconte son expérience à ce poste…

Pourquoi avoir rejoint BNI ? Racontez-nous votre histoire BNI !

Je suis directeur du Centre de formation et bilan de compétences Antenna, aux Herbiers, depuis février 2019. J’avais besoin de construire un réseau rapidement avec une stratégie de développement commercial.

J’ai entendu parler du Groupe BNI Les Herbiers Mont-des-Alouettes pour la première fois par une salariée d’Antenna et pour la deuxième fois par un fournisseur qui est adhérent au BNI Les Herbiers Mont-des-Alouettes. J’ai visité le Groupe et cela m’a tout de suite plu. La méthode BNI m’a semblé être une méthode efficace pour accroitre mon chiffre d’affaires et en plus, le Groupe était particulièrement bienveillant.

Votre Groupe est-il online ou en présentiel ?

BNI Les Herbiers Mont des-Alouettes a bientôt 10 années d’existence et le Groupe se réunit depuis sa création en présentiel. Nous avons connu le distantiel lors des confinements successifs, mais grâce aux nouvelles technologies et à la qualité du mandat précédent, nos activités ont pu se maintenir à un niveau égal aux années précédentes

Racontez-nous comment vous avez mené les entretiens avec les Membres ou futurs Membres. Comment cela se passe-t-il ?

Premièrement, nous avons mené des entretiens en présentiel.

En début de mandat et avec l’équipe du Comité des Membres composée de 4 personnes, plus le Vice-Président, nous avons défini ensemble quel allait être notre procédé pour mener les entretiens.

Pour les renouvellements

1 – Préparation de l’entretien à l’aide des outils BNI online et envoi des éléments au co-Membre à sa demande et non de façon systématique. Sinon, les éléments de sa performance lui sont présentés lors de l’entretien.

2 – Prise de rendez-vous avec au moins 2 co-Membres avec ou sans le Vice-Président.

3 – Lors de l’entretien sont évoqués à chaque fois : les points forts en premier et les axes de progrès ensuite, avec rappel des points du respect au règlement BNI si nécessaire. C’est le co-Membre qui doit commenter ses résultats et non le contraire. Le comité est là en appui et propose des solutions. Les nouveaux engagements sont pris par le co-Membre audité. 

4 – Un relevé de décisions est envoyé à l’ensemble du Comité des Membres pour avis. La décision du renouvèlement est prise à la majorité des Membres.

5 – Le compte-rendu est envoyé ensuite au co-Membre préalablement reçu en entretien et le Vvice-Président échange par téléphone avec celui-ci pour s’assurer que le compte-rendu est bien fidèle aux échanges et décisions. C’est à ce moment-là que l’on revient sur l’entretien et c’est important pour le co-Membre de ne pas vivre cet entretien comme un interrogatoire, mais comme une réelle opportunité d’améliorer sa pratique au sein du Groupe, en se fixant de nouveaux objectifs. Ces objectifs servant à la fois le Groupe et le co-Membre.

Pour les entretiens des postulants 

Le Comité des Membres travaille en étroite collaboration avec le Comité d’Accueil afin de prendre rendez-vous rapidement avec le candidat ayant effectué sa demande de postulation par écrit.

Les entretiens ont toujours été réalisés avec deux Membres du Comité des Membres. Nous avons utilisé la trame Script de BNI.

Comme pour les entretiens de renouvèlement, les co-Membres ayant fait l’entretien échangent avec l’ensemble du Comité avant validation de la candidature. 

Les entretiens des co-Membres à 6 mois

Ces entretiens ont été mis en place sous notre mandant dans le respect des règles de BNI. Ils ont pour objectif de faire un point plus régulier avec le co-Membre qui peut par ce biais trouver le moyen de s’exprimer en dehors des réunions hebdomadaires. Ces entretiens ont été appréciés et cela a permis au Comité des Membres d’entretenir un climat de confiance mutuel avec l’ensemble du Groupe. Pour les co-Membres ayant fait le choix d’une adhésion sur deux ans, les entretiens à 6 mois sont indispensables.

Quel état d’esprit avez-vous cultivé avec les Membres de votre Groupe ?

Au niveau du Comité des Membres, j’avais fait le choix de mixer des co-Membres avec une expérience dans le Groupe BNI Les Herbiers Mont-des-Alouettes et des Membres plus jeunes.

Pour l’ensemble du Groupe, nous avons essayé de construire un climat de travail et de confiance en laissant la place à l’écoute, mais aussi en rappelant les règles s’appliquant à tous.

La conduite de notre mandat s’est appuyée sur la bienveillance et l’entraide, sans négliger parfois la nécessité de recadrage par rapport au respect de la méthode BNI, mais sans oublier la possibilité de faire appel au Groupe pour trouver aide et solutions.

Après une période de confinement que le Groupe n’a pas très bien vécue, nos objectifs étaient de retrouver de la proximité dans les relations, éviter l’effritement du Groupe, fidéliser les bons éléments et préparer l’avenir en accueillant de nouveaux Membres.

Les 4 Membres qui ont composé le Comité des Membres avec moi sont des personnes engagées dans le Groupe et dans le respect de la méthode.

Avez-vous utilisé des outils particuliers ? Lesquels ?

La formation préalable à la prise de fonction proposée par BNI Terre Atlantique est indispensable.

Avant de parler d’outils, je souhaite préciser l’importance pour le Vice-Président de choisir des personnes du Comité des Membres garantes de la philosophe BNI et du respect de ses règles. Ce qui fût le cas sur mon mandat.

Les outils sont multiples et sans doute qu’une formation plus axée « outils techniques » au démarrage pourrait être un plus.

Néanmoins, j’avais choisi comme outils :

  • Formulaire-Script Entretien Renouvellement, Entretien Postulation et Entretien à 6 mois.
  • My Business DC – Les Tops et Les Flops
  • IDP – suivi individuel et collectif
  • WhatSapp et Share Point pour le partage des informations avec le Comité des Membres et le Comité Directeur.

Qu’avez-vous observé dans la dynamique de votre Groupe grâce à cela ? Un meilleur engagement ?

Les fruits du travail du Comité des Membres sont plutôt mesurables sur les 6 mois qui suivent le mandat.

Néanmoins, j’ai découvert que peu de Membres avaient eu d’entretiens formalisés comme nous l’avons fait sous ce mandat. Pour certains, c’était la première fois qu’ils faisaient un entretien sous cette forme. Et ce changement a pu être vécu comme une crainte au départ.

Pour l’équipe et moi, c’était simple : nous appliquions la méthode BNI et aussi, nous laissions une trace de notre travail au Comité suivant. J’ai toujours retenu en management que les paroles s’envolent et que les écrits restent. Les engagements pris par écrit ont plus de valeur et ont souvent un impact direct sur les actions concrètes à mener.

Il me semble que cette méthode a servi à remobiliser les Membres qui en avaient le plus besoin et de ne pas tomber dans une forme de routine, où tout serait acquis et que rien ne serait à faire. Pour ma part, j’ai senti un réengagement important vis-à-vis du Groupe.

Les chiffres ont démontré sur notre Groupe que cela a pu avoir un impact positif, mais il ne faut pas sous-estimer le travail de nos prédécesseurs.

Quels ont été les retours des Membres après ces entretiens ?

Surpris parfois, contents d’avoir pu exprimer leurs attentes, conscients de l’impact de leur engagement ou de leur moindre engagement sur leur performance personnelle et celle du Groupe BNI Les Herbiers Mont des Alouettes. « Qui donne reçoit » prend toute sa valeur quand nous mettons cela à l’échelle de 6 mois ou d’un an, avec les chiffres et les évolutions des IDP.

Quels autres outils vous aident particulièrement à développer votre Groupe ?

Un outil simple d’accès, c’est la communication. C’est sans doute banal à écrire ou à dire, mais beaucoup moins simple à faire, parait-il.

J’ai essayé d’utiliser ce que j’utilise au quotidien dans mon entreprise et sur les formations management que nous proposons à Antenna. 

Partager l’information me semble être le meilleur outil qui soit pour un Groupe BNI, entre les équipes du Comité Directeur, Comité d’Accueil et Comité des Membres

Quel aspect de la méthode BNI vous aide le plus dans votre Groupe en ce moment ?

Dans mon Business DC il ya un outil qui donne les objectifs du mois à venir pour le co-Membre. Car si nous devons mettre en perspective les axes de progrès pour les 12 mois à venir, la politique des petits pas, ça n’est pas mal non plus.

Exemple :

Quel élément vous semble le plus important pour donner aux Membres ce dont ils ont besoin en ce moment ?

En période de crise ou de changement, il est important de fixer des objectifs atteignables, d’en vérifier régulièrement les résultats et de transmettre ces résultats à l’ensemble du Groupe. La newsletter peut être un choix, mais attention, si elle est dématérialisée, tous ne la liront pas. 

Avez-vous un autre conseil (méthode, outils, attitude…) à partager avec les Directeurs Consultants et Directeurs de Zone qui vous lisent ?

Pendant toute la période de mon mandat et plus particulièrement au démarrage, il a été très important de se sentir accompagnés et dans un climat de confiance mutuelle. Jamais je n’ai senti que les décisions étaient prises à la place du Comité des Membres. La disponibilité et la qualité de l’accompagnement que nous avons eu a très probablement été la source de notre réussite sur ce Groupe et particulièrement sur mon mandat. Il n’y a pas de Groupe facile, nous sommes tous des chefs d’entreprise et il est parfois difficile de dire quand un co-Membre n’est plus dans le respect de la démarche. Pour la réussite et pour l’avenir d’un Groupe, c’est pourtant indispensable de le lui dire et de l’aider à revenir dans les clous, si besoin était.

Sans un Directeur ou une Directrice Consultant(e) à nos côtés, jouant plutôt son rôle de Consultant que de Directeur, un Vice-Président peut sans aucun doute vivre sa mission avec plus de difficultés. Ce qui n’a pas été le cas pour moi. Un Vice-Président n’a pas forcément en tête l’historique de son Groupe et s’il n’y pas de traces écrites, les échanges avec le Directeur Consultant restent un atout avant de prendre des décisions.

Pour ma part et dans les conditions qui ont été les miennes, j’ai beaucoup appris et j’ai pris beaucoup de plaisir à remplir ma mission.

C’est une mission importante pour un mandat et le travail ne manque pas. Il faut pour cela bien s’organiser et anticiper. J’ai été très bien entouré avec Alexandre, Sonia, Isabelle et Stéphane que je remercie encore une fois.

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